MAKALAH
MANAJEMEN PERKANTORAN
PERLENGKAPAN KANTOR
Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas
mata kuliah Manajemen
Perkantoran Manajemen Pendidikan Islam
Kelas IV A dengan dosen pembimbing Bapak Ilham Fahmi, S.Pd., M.Pd
Disusun Oleh :
1.
Desi Puspitasari :
1510631120020
2.
Lia Anisa : 1510631120039
MANAJEMEN
PENDIDIKAN ISLAM
FAKULTAS
AGAMA ISLAM
UNIVERSITAS
SINGAPERBANGSA KARAWANG
Jl.H.S.
Ronggowaluyo, Teluk Jambe Timur, Karawang
2017
KATA PENGANTAR
Puji
syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas berkat limpahan rahmat
dan nikmat kesempatan sehingga kita bisa menyelesaikan makalah ini tepat pada
waktunya. Dengan judul yang kami bahas pada makalah
kali ini mengenai “Perlengkapan
Kantor”.
Dalam
pembuatan makalah ini tidak jauh dari dukungan berbagai pihak, baik dari teman
- teman, keluarga, maupun dosen yang dengan setia memberi masukan yang sangat
berharga bagi terciptanya makalah ini.
Kesempurnaan
hanyalah milik Allah SWT, Makalah ini masih jauh dari kesempurnaan karena
sebagai manusia biasa kita tidak lepas dari kesalahan, maka dari itu kami mohon
dukungan dari berbagai pihak demi kebaikan kedepannya.
Demikianlah makalah ini
kami buat, atas perhatian dan kesempatannya untuk membaca kami ucapkan terima
kasih.
Karawang,
18 April 2017
Penyusun
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
BAB II PEMBAHASAN
BAB III PENUTUP
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pekerjaan
kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah serta menyimpan
data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor lainnya. Dalam hal ini
pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua tugas-tugasnya, tetapi
tuntutan target harus dikerjakan dengan cepat dan baik. Karenanya perlu ada
perlengkapan maupun peralatan kantor yang dapat membantu mempercepat kerja
mereka.
Perlengkapan kantor sangat beragam jenisnya bergantung
pada fungsi tiap-tiap perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai
peranan yang penting dalam setiap kantor karena membantu pegawai dalam
mengerjakan pekerjaan kantor. Dengan demikian produktivitas kerja mereka
senantiasa meningkat. Itulah maksudnya bahwa perlengkapan kantor sangat penting
diperlukan oleh setiap kantor.
Namun
tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di kantor beserta
fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang peralatan kantor
dengan harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam pemanfaatan perlengkapan
kantor.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud dengan perlengkapan
kantor?
2. Apa saja jenis-jenis perlengkapan kantor?
3. Apa keunggulan dan kerugian akibat
penggunaan perlengkapan kantor?
4. Apa pengertian dan tujuan dari
inventarisasi peralatan kantor?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian perlengkapan
kantor
2. Mengidentifikasi jenis-jenis perlengkapan
kantor
3. Mengidentifikasi keunggulan dan kerugian
akibat penggunaan perlengkapan kantor
4. Untuk mengetahui pengertian dan tujuan
dari inventarisasi peralatan kantor.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor
adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor
sesuai dengan yang diharapkan. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar
suatu proses pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien.
Kegunaan perlengkapan kantor yaitu:
1) Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor
2) Mempermudah dan mempercepat proses
pelaksanaan kegiatan kantor
3) Memperoleh hasil yang lebih maksimal,
baik, dan memuaskan
4) Sebagai asset kantor dan pelengkap kantor.
2.2 Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor
Perlengkapan kantor
mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak
bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.
1.
Barang
bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
a. Barang habis pakai adalah barang-barang
yang hanya dapat digunakan satu kali pakai.
Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa
meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil,
karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.
b.
Barang
tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan
tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnya:
mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip,
OHP (over head projector), dan sebagainya.
2.
Barang
tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.
2.3 Perlengkapan Kantor
1.
Bekal
Kantor
yaitu benda-benda yang akan habis dalam
pemakaiannya sehari-hari di kantor.
Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan
tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai. Misalnya:
a. Kertas
b. Karbon
c. Pita
d. Tinta
e. Lem
f. Pensil Warna
g. Tipex
h. Double tip
- Solasi
- Spidol
- karet penghapus
- pensil
- pulpen
- Karton
- Bufal
2.
Peralatan
Kantor
Yaitu alat alat kecil yang digunakan untuk
membantu menyelesaikan tugas - tugas yang tidak terlalu berat maupun yang berat
sekalipun, namun tidak habis dipakai. Contohnya :
- Gunting (shear)
- Penjepret kawat (stapler)
- Paper clip
- Penggaris
- Cutter
- Pelubang kertas
3.
Mesin
Kantor
Yaitu
rangkaian sistem alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, dan
menghasilakan bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor. Mulai kantor yang
paling kecil sampai kantor yang paling besar tidak pernah luput dari penggunaan
mesin kantor.Mesin kantor meliputi:
- Mesin Tik
- Mesin Hitung adalah mesin untuk menghitung jumlah suatu barang atau uang yangsekiranya terlalu banyak sehingga dengan mesin ini dapat mempermudah penghitungan. Contoh: Kalkulator. Banknote Counting,dll
- .Mesin Pengganda adalah mesin yang digunakan untuk menggadakan dokumen. Contoh: mesin stensil, multigraph, photocopy, printer
- Mesin label (labeling machines)
- Mesin pembuka sampul surat (letter openers)
- Mesin penomor (numbering machines)
- Komputer.
4.
Perabot
Kantor
Yaitu
benda-benda kantor yang pada umumnya dipergunakan untuk melaksanakan tugas
kantor dan juga dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi.
Ruangan kantor yang ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan
betah berada di kantor. Misalnya:
- meja
- kursi
- lemari
- rak buku/lemari arsip
- meja computer
- hiasan atau lukisan dinding (gambar,lukisan, foto-foto)
- bunga dan vas bunga
- akuarium
- lampu-lampu hias
- jam dinding, danbenda-benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah kantor.
5.
Pesawat
Kantor
Yaitu semua mesin komunikasi yang berfungsi
sebagai alat untuk mengadakan komunikasi.
Misalnya :
a. Interkom
b. Telepone
c. Handphome
d. Switch board
e. Dictaphon
f. Telek
g. Faksimile
h. Internet
i. Sosial Media
Keuntungan
adanya pesawat komunikasi dalam kantor di antaranyasebagai berikut:
1) Penyampaian komunikasi dapat dilakukan
secara cepat dan efisien
2) Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata
hubungan di luar kantor
3) Meningkatkan produktivitas kerja
4) Mempercepat proses pekerjaan.
6.
Alat
Peraga Bantu
Peraga adalah alat yang membantu memperlancar
komunikasi yang diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan antara penyaji dengan
pendengar/peserta yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan,
dan praktik, melalui penggunaan alat-alat peraga tersebut.
a.
Fungsi
alat bantu peraga
1) Membantu penyaji dalam mengarahkan isi
penyajian(presentasi);
2) Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih
kuat, dan lebih mendalam;
3) Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata
yang berlebihan;
4) Menimbulkan perhatian;
5) Mendorong untuk berpikir dan bertindak;
6) Menghemat waktu karena proses
pendalaman/pemahaman dapat berjalan dengan lancar dan mudah.
b.
Ruang
lingkup alat bantu peraga
Sesuai
dengan pembatasan tentang pengertian alat bantu peraga di atas, maka alat-alat
peraga yang dapat ditangkap oleh peserta melalui pancaindra yaitu:
1) Tape recorder;
2) Video tape recorder;
3) Radio;
4) Televisi, dan lain-lain.
Adapun
alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan yaitu:
1) Slide projector;
2) Film strip;
3) Movie film;
4) Over head projector (OHP).
Alat
peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan, yaitu:
a. Chalk board;
b. Flip chart;
c. White board;
d. Flannel graph;
e. Grapik;
f. Formulir;
g. Buku, dan lain-lain
2.4 Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Peralatan Kantor
a.
Keuntungan
penggunaan mesin kantor atau perlengkapan kantor antara lain;
1) Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan
secara maksimal dan sesuai kebutuhan.
2) Menghemat tenaga dan waktu.
3) Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan
lebih mudah dilaksanakan. Memudahkan pengawasan.
4) Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik
dan rapi.
5) Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.
6) Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan
dengan penggunaan tulisan tangan.
7) Dapat mengurangi kelelahan pegawai
sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.
b.
Kerugiannya
yaitu:
1) Tingkat penyusutan dari beberapa jenis
mesin tertentu adalah tinggi.
2) Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang
tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.
3) Selit mendapatkan operator mesin yang
cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.
4) Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa
metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.
5) Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan
pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.
2.5 Inventarisasi Kantor
1.
Pengertian
Inventarisasi Kantor
Menurut
The Liang Gie inventaris ialah sebuah daftar yang memuat nama – nama barang
milik instasi. Menurut
W.J.S Poerwasarminta, inventarisasi adalah pembukuan atau penyusunan daftar
barang-barang yang ada di kantor atau perusahaan.
2.
Tujuan
Inventarisasi
a. Untuk mengetahui kekayaan suatu instasi,
kantor, dan perusahaan
b. Untuk menjaga penghematan
c. Untuk menjaga atau pengaturan pemakaian
barang pada masing-masing unit
d. Untuk mengetahui barang-barang apa yang
harus ditambah dan diganti
e. Untuk kelancaran proses perbekalan atau
perlengkapan kantor, perusahaan, atau instansi.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan
pembahasan diatas dapat disimpilkan bahwa perlengkapan sangat mendukung dalam
berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena bisa membantu meringankan
beban pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam mengerjakan suatu urusan kantor.
Sedangkan inventarisasi perlengkapan kantor sangat diperlukan supaya
perlengkapan kantor perlu ditambah atau tidak, perlu diprbaiki atau tidak, dan
perlu diganti atu tidak. Dengan adanya keterkaitan dan pengetahuan antara
perlengkapan kantor dan inventarisasi perlengkapan kantor akan memudahkan
pekerjaan kantor berjalan dengan efektif dan efesien.
B. Saran
Saya
menyadari bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan. Oleh
karena itu saya senantiasa dengan lapang dada menerima bimbingan dah arahan serta saran
dan krtitik yang sifatnya membangun demi perbaikan makalah berikutnya.
DAFTAR PUSTAKA
Umam, Khairul. 2014. Manajemen Perkantoran. CV
Pustaka setia : Bandung.
Wursanto
Ig. 1988. Teknologi Perkantoran I. Pustaka Dian:Jakarta.
Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan. 1978. Pengetahuan Mesin-Mesin Kantor:Jakarta.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar